GEBÜHRENERINNERUNGEN

Gebührenerinnerungen per WhatsApp für Nachhilfezentren

Tvarly erstellt die Gebühr jedes Schülers nach Zeitplan, sendet die Erinnerung per WhatsApp und E-Mail und verbucht die Zahlung, sobald sie eingeht. Niemand muss das Register öffnen und herumtelefonieren.

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3.999 ₹ im Monat oder 2.999 ₹ im Monat bei jährlicher Zahlung. Einrichtung ab 5.000 ₹.

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Übersicht der Kursgebühren mit eingezogenen, offenen und abgerechneten Summen

Die meisten Nachhilfezentren ziehen Gebühren auf dieselbe Weise ein: ein Register oder eine Tabelle, ein eingekreistes Datum im Kalender und eine Runde Anrufe und WhatsApp-Nachrichten in der ersten Woche des Monats. Das funktioniert, bis das Zentrum über vierzig oder fünfzig Schüler hinauswächst. Dann ist die Person, die nachfasst, dieselbe, die unterrichtet, und die Liste der Rückstände ist das, woran sie sich gerade erinnert. Tvarlys Gebührenerinnerungs-Software ersetzt diese Routine durch einen Zeitplan, den das System für Sie führt.

Jeder Schüler ist auf einem Gebührenplan eingeschrieben: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich, einmalig oder pro Stunde abgerechnet für Schüler, die unregelmäßig kommen. Vor jedem Fälligkeitsdatum wird die Gebühr automatisch erstellt. Ab dann sendet ein täglicher Lauf die passende Nachricht zum jeweiligen Stand der Gebühr, per WhatsApp und E-Mail, aus Vorlagen, die Sie in Ihren eigenen Worten und Ihrer eigenen Sprache schreiben. Zahlt ein Elternteil, über den Link in der Nachricht oder bar am Empfang, hören die Erinnerungen auf und eine Quittung wird als PDF ausgestellt.

◆ SO FUNKTIONIERT ES

Vom Fälligkeitsdatum zur Quittung ohne Anruf

1
Den Plan einmal festlegen
Wählen Sie für jeden Kurs oder jede Gruppe einen Gebührenplan und schreiben Sie den Schüler darauf ein. Ein Monatsplan erstellt den nächsten Zyklus vor seinem Fälligkeitsdatum, ohne dass jemand eine Rechnung schreibt.
2
Erinnerungen gehen von allein hinaus
Ein täglicher Lauf prüft jede offene Gebühr und sendet die Nachricht, die zu ihrem Stand passt: Gebühr gesendet, morgen fällig, heute fällig, überfällig und ein Dankeschön nach der Zahlung. Fünf Vorlagen, alle bearbeitbar.
3
Eltern zahlen aus der Nachricht heraus
Die Erinnerung verlinkt auf das Schülerportal auf Ihrer eigenen Domain, wo der Elternteil den Betrag sieht und über Razorpay, Cashfree oder Stripe zahlt. Barzahlungen und Überweisungen werden von Hand auf dieselbe Gebühr gebucht.
4
Das Buch schließt sich von selbst
Eine bezahlte Gebühr stellt eine nummerierte Quittung als PDF aus, erscheint in der eingezogenen Summe und erinnert nicht mehr. Erstattungen werden auf die ursprüngliche Zahlung gebucht, damit der Monat weiterhin aufgeht.

◆ FÜR WEN ES GEDACHT IST

Gemacht für Zentren, die jeden Monat Gebühren nachfassen

Nachhilfezentren mit 30 bis 500 Schülern auf Monats- oder Quartalsgebühren
Coaching-Institute, die pro Fach, pro Gruppe oder pro Halbjahr abrechnen
Privatlehrer und Einzelfach-Lehrkräfte, bei denen das Nachfassen aufhören soll
Akademien mit mehr als einem Standort, die Quittungen pro Standort nummerieren müssen

◆ WAS ES ERSETZT

Was wegfällt

VORHEREin Gebührenregister und eine Erinnerung auf irgendjemandes Handy: MIT TVARLYGebührenzyklen, die sich vor dem Fälligkeitsdatum selbst erstellen, mit einer stets aktuellen Rückstandsliste
VORHERDieselbe WhatsApp-Nachricht an dreißig Eltern tippen: MIT TVARLYEin täglicher Erinnerungslauf mit Ihren Vorlagen, per WhatsApp und E-Mail
VORHERHandgeschriebene Quittungen und eine Monatsabrechnung in Excel: MIT TVARLYNummerierte Quittungs-PDFs und eingezogene, offene und abgerechnete Summen nach Kurs, Gruppe und Standort

◆ FRAGEN

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Erinnerung in meinen eigenen Worten schreiben?

Ja. Es gibt fünf Vorlagen, für gesendet, morgen fällig, heute fällig, überfällig und bezahlt, und jede ist Freitext, den Sie auf Tamil, Hindi, Englisch oder in jeder Sprache umschreiben können, die Sie tippen.

Was ist, wenn ein Elternteil bar zahlt?

Buchen Sie die Zahlung am Empfang auf die Gebühr. Die Erinnerung hört auf, die Quittung wird genauso nummeriert und ausgestellt, und die Gebühr erscheint in den Summen als eingezogen.

Kann eine überfällige Gebühr einen Schüler vom Unterricht ausschließen?

Bei Stunden in einem Tvarly-Videoraum ja: Der Beitrittslink kann gesperrt werden, bis die überfällige Gebühr bezahlt ist. Bei Präsenzunterricht ist der Rückstand auf der Teilnehmerliste sichtbar, und die Entscheidung bleibt bei Ihnen.

Funktioniert es für Schüler, die nur zu manchen Stunden kommen?

Ja. Die Abrechnung pro Stunde, vorab oder im Nachhinein, rechnet die tatsächlich besuchten Stunden ab, mit einer Zeile pro Stunde und einer Gutschrift für jede abgesagte oder verschobene Stunde.

◆ TIEFER EINSTEIGEN

Mehr für Akademien

Schluss mit dem Nachfassen von Hand

Richten Sie Ihre Gebührenpläne an einem Nachmittag ein; die Erinnerungen übernehmen ab dem nächsten Fälligkeitsdatum.